Ontevreden over je niveau van productiviteit? Dat klinkt herkenbaar. Althans een tijdje geleden vond ik mezelf ook niet productief. Vanwege mijn ontevredenheid ben ik op zoek gegaan naar een manier om productiever te zijn. En omdat ik vreselijk perfectionistisch ben, moest dit systeem wel aan een aantal eisen voldoen:

– Digitaal beschikbaar (smartphone, internet en dan ook nog synchroniseerbaar)
– Eenvoudig en overzichtelijk
– Snel in te vullen
– Overzicht bieden op lange termijndoelen

Tijdens het zoeken naar een perfect systeem voor productief time-management, kwam ik al snel in aanraking met Getting Things Done. De term GTD kwam zo ongeveer overal waar ik op zoek ging naar een ToDo app naar boven. Het is een (inmiddels) zeer populaire methode voor time-management, bedacht door David Allen. Op basis van een aantal niveau’s, van startbaan (je dagelijkse activiteiten), tot een aantal duizend voet (je visie, of principes) plan je je leven/tijd. Als je hierover meer wilt weten raad ik je aan het boek te lezen.
Dit voldeed in ieder geval aan mijn belangrijkste criterium, namelijk dat ik het verband kon leggen tussen dagelijkse activiteiten en doelen op de langere termijn. Dan weet je iedere dag weer waar je het voor doet en dat is voor mij heel erg belangrijk!

 

Op zoek naar beschikbare apps!

Daarna ging ik meteen op zoek naar de best passende apps. Tijdens deze zoektocht werd ik geconfronteerd met honderden apps, die claimen goed toepasbaar te zijn in de methode GTD. Omdat ik heel erg perfectionistisch ben en het liefst een app had willen hebben, die alles precies zoals in het boek heeft, werd ik hier een beetje door overspoeld!
Ook op het internet werd ik niet veel wijzer. Ik ging steeds op zoek naar standaard oplossingen, mensen die hun oplossing duidelijk aangaven, maar de keuze is reuze!
En perfect… helaas, dat bestaat niet. Door deze drang naar perfectie, dreigt natuurlijk de werking van het systeem weg te vallen.

Welke apps komen dan zodanig in de buurt, dat je in ieder geval een vliegende start kunt maken? Voor mij zijn dat deze:

Takenlijst: EveryTask 
Dit systeem is precies opgebouwd zoals het systeem in het boek beschreven wordt. Je kunt elke lijst die je wilt, als widget op je startscherm plaatsen. Alle functies en omschrijvingen die je eventueel toevoegen kunnen. Er zit dus structuur in en de rest kun je naar jouw wensen vormen. Enig nadeel is dat je alleen na betaling met Toodledo kunt synchroniseren.
Archief/Referentiemateriaal:  Evernote
Evernote voldoet perfect! Je kunt zelf notitieboeken maken zoveel je wilt. Ik maak per verantwoordelijkheidsgebied een notitieboek. Maar je kunt het ook anders indelen. Evernote heeft een app voor alle platforms en het is via internet toegankelijk. Je kunt zelfs een extensie voor je browser installeren, zodat je webpagina’s als notitie kunt toevoegen.
Los archiefmateriaal: Dropbox
Wat ik niet in Evernote kwijt kan en eventueel losse dingen sla ik op in Dropbox. Net als Evernote beschikbaar voor alle platforms en dus overal beschikbaar. Bijkomend voordeel is dat er een fictief mapje word aangemaakt waar je je spullen zo in kunt slepen. Het werkt super eenvoudig en je kunt zelfs automatisch synchroniseren! Nooit meer iets kwijt en dat geeft me een superveilig gevoel.
Agenda: Google Calendar
Omdat ik een Android telefoon gebruik, is google calendar de beste optie. Het is geïntegreerd, heeft in Android 4 een mooie widget en het is overal toegankelijk!
Natuurlijk ben je in de keuze voor je agenda nog volledig vrij.

Tot slot is geen enkel systeem natuurlijk perfect. Al komt voor mijn dit systeem wel in de buurt. Tot nu toe heb ik slechts 1 volledig geïntegreerd systeem gevonden en dat is IQtell. Hiervoor moest je echter zoveel privacy prijsgeven, dat ik hiervan ben afgeweken.
Vandaag ontdekte ik, dat Gmail inmiddels een integratie heeft met Dropbox en Evernote, dus dat ga ik zeker uitproberen!

Binnenkort een review.
Ik ben heel benieuwd naar andere manieren om een GTD systeem op te zetten. Eveneens ben ik op zoek naar manieren om de 7 habits van Stephen Covey hierin te integreren. Zijn er mensen die dat hebben bereikt? En zo ja, hoe heb je dat gedaan?

Getting Things Done – David Allen (Bol.com)

Reacties

reacties